Aspectos legales de la transformación digital en la empresa ¿por qué es crucialmente importante que las organizaciones cuenten con el soporte y acompañamiento de abogados in-house expertos para garantizar el éxito de su Transformación Digital?

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La transformación digital ha llegado para quedarse y para las empresas es fundamental contar con abogados in-house expertos en los aspectos legales que están implícitos en un cambio de esta magnitud y que conocen la operativa y necesidades propias de la empresa

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Así como en los últimos años muchas compañías se han volcado a un proceso de Transformación Digital que las ha hecho más competitivas y les ha permitido adaptar su gestión a procesos más digitalizados, también es verdad que, hasta hace muy poco, la transformación digital era un reto todavía pendiente para la mayoría de los sectores productivos del mundo empresarial. 

Con las precipitadas circunstancias derivadas de la crisis de la Covid-19 y su impacto inmediato en la economía y en los negocios, las empresas se han visto forzadas a abordar de manera acelerada la digitalización de sus operaciones, procesos y relaciones, con el fin de ayudar a sus áreas clave a lograr sus objetivos o, como se ha visto en muchos casos, para garantizar la continuidad del negocio.

La transformación digital ha llegado para quedarse y para las empresas es fundamental contar con abogados in-house expertos en los aspectos legales que están implícitos en un cambio de esta magnitud y que conocen la operativa y necesidades propias de la empresa, pues requerirá asegurar el cumplimiento legal y la protección de los derechos de la empresa, sus empleados y clientes en todo este proceso. 

El perfil profesional del abogado in-house durante un proceso de transformación digital exige el conocimiento, dominio y constante actualización en cuatro aspectos fundamentales y de crucial importancia para las organizaciones:

• Homeworking, trabajo en remoto o teletrabajo: adoptar este nuevo modelo laboral significa un gran reto para las empresas y para sus trabajadores; de forma abrupta y debido a las medidas tomadas durante la crisis generada por la pandemia, las empresas se vieron en la necesidad de reemplazar la jornada laboral presencial por la figura del trabajo en remoto o teletrabajo, modalidad para la que no todo el tejido empresarial estaba preparado desde el punto de vista tecnológico, además de la inexistencia de un marco legal amplio que regulase la nueva realidad laboral. Al día de hoy, el teletrabajo es considerado por muchas empresas como algo positivo y deseable. Sin embargo, es muy importante que las empresas que han adoptado este nuevo modelo o están considerando adoptarlo como una posibilidad sostenible, adecúen sus políticas internas a la nueva regulación, teniendo en cuenta sus aspectos legales esenciales: a quiénes aplica (teletrabajo esporádico o regular del empleado), carácter voluntario (empleador, empleado) y reversible, igualdad de derechos entre trabajadores presenciales y remotos, compensación de gastos del teletrabajador, suministro de herramientas, equipos y medios de trabajo, derechos digitales esenciales, protección de datos y seguridad de la empresa, uso y protección de activos de la empresa y dispositivos digitales, justa distribución del horario laboral para garantizar la desconexión y flexibilidad del trabajador remoto y prevención de riesgos laborales propios del trabajo en remoto (ergonómicos, psicosociales).

• Digitalización y automatización de procesos: Migraciones a servicios que están alojados en la nube, adopción de soluciones que integran la Inteligencia Artificial (IA) en el análisis y toma de decisiones inteligentes, digitalización de la documentación y la incorporación de procesos que requieren firmas digitales, el uso de interfaces de programación de aplicaciones (APIs) o de tecnologías para interactuar de forma eficiente con proveedores, clientes y otros operadores. La puesta en marcha de todos estos cambios y la incorporación de los nuevos proyectos digitales en la empresa debe realizarse bajo una planificada, estricta y supervisada metodología de trabajo, pero también cuidando todos los detalles legales implícitos en la selección de los proveedores de soluciones o desarrollos tecnológicos, adquisición de softwares y equipos (negociación de contratos, plazos de entregables, penalizaciones, análisis de riesgos, planes de contingencia y seguridad informática) para que la transformación digital resulte segura, escalable, en los tiempos establecidos y aporte verdadero valor a la empresa, aumentando su competitividad, eficiencia y evitando poner en riesgo la continuidad del negocio y la de sus operaciones.

• Privacidad y protección de datos: en la medida que los procesos de la empresa se digitalizan también aumenta el flujo e intercambio de datos (personales y no personales) y la cantidad de información recogida de los stakeholders (clientes, proveedores, socios comerciales) que afectan su privacidad. Para proteger la privacidad existen restricciones en cuanto a la utilización de ciertas tecnologías o en la aplicación de determinadas prácticas comerciales a las que las empresas deben dar estricto cumplimiento para ajustarse al marco legal vigente. Prácticas de comunicación comercial a través de plataformas digitales, campañas de marketing online, uso de cookies para recoger información de los usuarios, uso de la localización de los clientes para envío de promociones, entre otras, son actividades reguladas que la empresa debe tomar en consideración para evitar riesgos legales. De igual manera, se debe velar por el tratamiento de los datos personales efectuado por los trabajadores en remoto, estableciendo para ellos las mismas medidas y políticas internas de seguridad que rigen para los trabajadores presenciales.

• Gestión y protección de activos intangibles: la transformación digital de las empresas las lleva a preguntarse si en sus nuevos negocios, canales de venta o comunicación online con otras empresas, clientes o directamente con el consumidor final, sus patentes, marcas y todo cuanto es de su exclusiva propiedad están protegidas para actuar en consecuencia y para que sigan generando valor y oportunidades de negocio estando bien protegidos. En el proceso de innovación y de adaptación digital, para las empresas, como personas jurídicas, es fundamental tener siempre presente a sus grandes activos, los llamados intangibles, protegidos legalmente bajo la forma de Propiedad Intelectual o Industrial y que son los derechos exclusivos sobre sus invenciones, diseños, desarrollos, circuitos integrados, marcas, signos distintivos, logotipos, lemas comerciales y otros elementos relacionados con el mercado, la industria y el comercio. En este sentido, también los nuevos desarrollos y soluciones tecnológicas en los que la empresa invierta durante su transformación digital deberán estar protegidos bajo los mismos criterios y la actuación del abogado experto en esta materia será determinante.

La adaptación a procesos digitales y automatizados de las áreas de soporte, operaciones y negocios de la empresa, deben ir de la mano de abogados in-house expertos de forma que su participación en la toma de decisiones en éstos ámbitos garanticen el éxito desde la perspectiva legal y responsabilidad jurídica de la empresa en su Transformación Digital, dando cobertura a la protección jurídica de los activos intangibles de la organización que se generan en un proceso de transformación digital: nuevos desarrollos informáticos, know-how y secreto empresarial; así como velar el correcto tratamiento de los datos personales, el uso ético de la IA, las relaciones con empleados, autoridades de control e instituciones públicas, la previsión de riesgos jurídicos ante terceros y la seguridad de la información, entre otros aspectos.

 

 

 

 

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